Pakai Odoo untuk Bisnis Trading

Pada dasarnya bisnis adalah bagaimana cara menjual dan mendapatkan keuntungan. Semakin berkembangnya zaman, kegiatan bisnis yang awalnya hanya dilakukan antar perorangan berubah menjadi kelompok, dari kelompok berkembang lagi menjadi kelompok terorganisir, sehingga kita dapat melihat banyak fungsi dari masing-masing kelompok pada satu entitas usaha. Jika pada zaman dulu masih menggunakan pencatatan secara manual, di era saat ini pencatatan sudah menggunakan komputer. Tapi itu saja belum cukup, bagaimana jika pemilik bisnis ingin melihat hasil dari aktivitas usahanya? Apakah ia akan mereka semua adegan yang terjadi dalam bisnisnya? Tentu akan banyak tenaga dan waktu terbuang untuk hal itu.
Pada era saat ini aplikasi sistem sudah begitu banyak digunakan mulai dari perusahan besar tentunya hingga sudah merambah ke usaha mikro dan kecil. Salah satu pilihan yang terbaik adalah Odoo. Berikut fitur default-nya yang dapat mengakomodir kebutuhan Anda.

1. Purchase
   Dokumen pembelian dicatat pada modul Purchase. Ada 2 jenis dokumen pembelian, yaitu Request for Quotation (RFQ) dan Purchase Order (PO). Request for Quotation menandakan bahwa dokumen Anda masih berupa penawaran kepada vendor. Sedangkan Purchase Order menandakan bahwa dokumen Anda sudah dikonfirmasi pembeliannya.
2. Sales
   Pencatatan penjualan dilakukan pada modul Sales. Terdapat 2 status dokumen penjualan, yaitu Quotation dan Sales Order (SO). Status Quotation berarti posisi dokumen masih berada dalam proses tawar menawar kepada customer. Status Sales Order menandakan transaksi sudah dikonfirmasi kesepakatannya.
3. Accounting
   Setiap transaksi akan menimbulkan faktur penjualan (invoice) dan pembelian (bills). Di Odoo setiap satu transaksi invoice menandakan satu jurnal akuntansi. Sedangkan pembayaran dari customer dan ke vendor, masing-masing dapat memiliki lebih dari satu pembayaran.
4. Inventory (Opsional)
   Jika usaha Anda menerapkan kebijakan gudang, Anda dapat menggunakan modul Inventory untuk mencatat aktivitas gudang yang terjadi. Bukan hanya itu, tapi juga dapat dilihat berapa besar nilai gudang (jika alur kerja perusahaan sudah teratur).

Untuk contoh pastikan Anda sudah menyiapkan hal berikut,

1. Isi master data produk. Anda dapat mencentang can be purchased untuk menandakan produk dapat dibeli dan centang can be sold untuk menandakan produk dapat dijual.
2. Isi master data vendor dan customer. Mulai Odoo 14, tanda vendor dan customer dinilai dari transaksi yang terjadi. Jika Anda menggunakan Odoo di bawah versi 14, centang is vendor atau pun is customer.

Simulasi yang akan kita coba:
Perusahaan memesan Produk A ke Vendor Keren sebanyak 120 unit, di mana 1 unit bernilai 10000. Pembayaran kita lakukan 40 persen dari nilai barang dan pelunasan ketika barang diterima di lokasi gudang WH.
Kemudian perusahaan menjual Produk A ke Customer Baik sebanyak 70 unit, di mana 1 unit bernilai 18000. Penerimaan pembayaran dilakukan 50 persen dari nilai barang dan pelunasan ketika barang diterima di lokasi customer.
User yang terlibat sebagai berikut Asep (Purchasing), Bagus (Accounting), Chandra (Inventory), dan Deni (Sales).

Alurnya sebagai berikut.

Pembelian

1. User purchasing membuat satu dokumen RFQ.
2. Ketika proses negosiasi kepada vendor sudah terjadi kesepakatan, user purchasing melakukan konfirmasi pembelian. Status dokumen pembelian berubah menjadi Purchase Order dan secara otomatis sistem akan membuat juga dokumen penerimaan barang.
3. User inventory dapat mengkonfirmasi penerimaan barang saat barang sudah diterima di gudang. Penerimaan barang dapat dilakukan lebih dari satu kali dengan melakukan backorder untuk barang yang kurang.
4. User inventory dapat melihat jumlah barang di gudang di menu Reporting > Stocks dan dapat melihat mutasi produk di menu Reporting > Moves History atau Product Moves.
5. User purchasing dapat membuat draft Vendor Bill dari menu Purchase untuk diproses oleh user accounting. Di sini metode pengakuan terhadap utang diatur di master data produk, apakah berdasarkan dokumen PO atau dokumen penerimaan barang.
6. User accounting melakukan pencatatan utang usaha. Pembayaran Vendor Bill dapat langsung dibayarkan secara total atau pun dilakukan beberapa kali.
   
   

Penjualan

1. User sales membuat satu dokumen Quotation.
2. Ketika proses negosiasi kepada customer sudah terjadi kesepakatan, user sales melakukan konfirmasi penjualan. Status dokumen pembelian berubah menjadi Sales Order dan secara otomatis sistem akan membuat juga dokumen pengiriman barang.
3. User inventory dapat mengkonfirmasi pengiriman barang saat barang sudah dikirim dari gudang. Pengiriman barang dapat dilakukan lebih dari sekali dengan melakukan backorder untuk barang yang dikirim susulan.
4. User purchasing membuat draft invoice dari menu Sales untuk diproses oleh user accounting. Di sini metode pengakuan terhadap utang diatur di master data produk, apakah berdasarkan dokumen SO atau dokumen pengiriman barang.
5. User accounting dapat melakukan pencatatan piutang usaha. Penerimaan bayar Customer Invoice dapat langsung dibayarkan secara total atau pun dilakukan beberapa kali.